Betrokkenheid vrijwilligers vergroten

Hoe betrokkenheid vrijwilligers vergroten?

Altijd weer diezelfde drietrapsraket bestaande uit de vraag: ‘Hoe kom ik aan vrijwilligers en bestuurders?’, de klacht: ‘We moeten veel teveel werk doen met te weinig mensen’ en de oplossing: ‘We moeten de betrokkenheid van vrijwilligers vergroten’.

Maar is betrokkenheid wel dé oplossing?

‘Betrokkenheid vrijwilligers vergroten’; de grote en magische toverwoorden. Want wat blijkt uit een onderzoek naar vitaliteit van vrijwilligersorganisatie dat in Eindhoven werd uitgevoerd (2019, Eindhoven Doet). De grootste succesfactor van organisaties met voldoende vrijwilligers is betrokkenheid. Het lijkt de graal van de vrijwillige organisaties.

Kokend water

Echter, ik zal maar direct met de deur in huis vallen, betrokkenheid is niet dé oplossing, net zo min als veel leden of veel sponsorgeld oplossingen zijn.
Het zijn resultaten van krachtig besturen, bestuurlijke vernieuwing en bestuurlijke stuurmanskunst.
Net zo min als kokend water een oplossing is, is betrokkenheid dat.
Eerst moet je wat doen, om kokend water als resultaat te krijgen. Om kokend water te verkrijgen als resultaat zet je het gas of de waterkoker aan.
‘Wat moet je nu doen als bestuurder om de betrokkenheid van vrijwilligers te vergroten? Daar ga ik je bij helpen in dit blog door middel van een oefening.

‘Wat moet de ander doen?’

De oefening bestaat uit drie stappen. Je kunt gewoon direct meedoen terwijl je leest.
Na uitleg van de oefening zal ik voorbeelden en antwoorden geven uit de praktijk die ik ervaren en gehoord heb.

 

Stap 1: zelf

Beantwoord de vragen:

• • Wat moet een ander doen om jouw betrokkenheid te vergroten?
  • Wat moet de ander doen om jouw motivatie te verhogen?
  • De hamvraag is dus: ‘Wat moet de ander doen om jouw betrokkenheid te krijgen?’

Schrijf dat maar eens op. Kort, met behulp van een aantal werkwoorden.

Stap 2: de ander

Als de antwoorden op stap 1 zijn gegeven, is de vraag: ‘In hoeverre voer je als bestuurder zelf uit wat je van anderen verwacht? Van wat je als antwoord bij stap 1 hebt gegeven?
Alles, deels, of niets ervan?
Want wat voor jou motiverend werkt, kun je zelf zo toepassen in contact met anderen om hen te motiveren in betrokkenheid.

Stap 3: praktisch

Hoe vertaal je de antwoorden die je bij stap 1 hebt gemaakt naar de praktijk van morgen?
Aan welke activiteit of actie ga je dat koppelen? In deze stap vertaal je je gedrag in een actie: ‘Wat ga je morgen doen?’.

Antwoorden uit de praktijk

De bovenstaande oefening doe ik vaak met bestuurders tijdens advieswerk, workshops en inspiratie-sessies. Hieronder een samenvatting van veel gehoorde antwoorden.
Op stap 1 komen de volgende werkenwoorden:

• luisteren
• interesse tonen en betrekken
• vragen stellen
• samenwerken
• helder en open communiceren; kwetsbaar durven zijn
• doelen stellen
• besluiten nemen; heldere en doordachte
• ruimte en verantwoordelijk geven
• oplossingen bieden; geen problemen aandragen
• onderbouwen en uitleggen als een initiatief niet wordt omarmd

Op zichzelf niet zo verrassend rijtje. Maar op weg naar stap 2 ontstaat wel de verrassing als ik vraag: ‘In hoeverre pas je dit rijtje zelf toe als bestuurder? Dan wordt het vaak erg stil, lang stil.

Concluderend op stap 2 stel ik dat men hun ‘persoonlijke bestuurdershandboek om betrokkenheid te vergroten’ heeft gemaakt. Althans in houding en gedrag.

Een mooi voornemen tot zo ver. Dan komt de altijd cruciale stap: ‘Wat gaan we morgen doen? Wat gaat onze vereniging merken en zien van ons voornemen? Dat is stap 3. Het vertalen van je voornemen in een actie of activiteit voor de dag van morgen.

 

Praktijk voorbeelden betrokkenheid

De vertaling naar de praktijk is voor iedere vereniging, situatie en bestuur weer verschillend. Hieronder drie voorbeelden van stap 3 die ik recent hoorde en goed illustreren hoe je aan betrokkenheid werkt.

Direct bij de lurven

• Ieder nieuw seizoen worden alle nieuwe jeugdleden en hun ouders ontvangen op zaterdag om 10.30, voordat de wedstrijden starten. De voorzitter van een sportvereniging heet ze welkom, vertelt hoe de vereniging werkt en waar men terecht kan met vragen. Gastvrijheid en ontmoeten staat voorop. Voor de verenging zelf is de belangrijkste vraag van die ochtend: ‘Wie geeft zich op voor kleine klusjes en mini-opdrachten?’. Er is altijd een enorme response.
  

Rondje langs de velden

• Bestuursleden van een voetbalvereniging lopen ieder weekend een rondje langs de velden tijdens de wedstrijden. Er wordt bijgepraat met bekenden en kennisgemaakt met onbekenden, lid of geen lid. De opdracht aan ieder bestuurslid is te vragen: ‘wat leuk dat je er bent’ en nu we toch in gesprek zijn: ‘er vallen je vast en zeker zaken op als je hier rondloopt ‘heb je suggesties en wil je daarbij helpen?’.
  Dat levert kleine en grote bijdragen op. En sowieso komt men veel te weten over wat er leeft onder leden, supporters en bezoekers.

Iedereen doet mee

• Op een ALV van een muziekvereniging vraagt het bestuur aan de leden mee te doen aan een inventarisatie van al het werk dat wordt uitgevoerd om te komen tot een herverdeling en dus verlichting van werk Vele handen maken licht werk. Binnen de korste keren is er een hervedeling van werk en de betrokkenheid toegenomen.

Zoals je ziet in al deze voorbeelden gaat betrokkenheid over in contact komen, interesse tonen en samenwerken vergroten. Dat doe je door naar buiten te treden, hulp te vragen en te mobiliseren.Betrokkenheid start met een eerste kleine stap buiten met een vraag.
Welke vraag? Dat is aan jou bestuurder.

Succes met het vergroten van betrokkenheid!

 

*

Wil je groeien en ontwikkelen als bestuurder en bestuur?

Workshop en Training
‘Krachtig Besturen en Bestuurlijke Vernieuwing’

 

*

Ook als online training

leren in je eigen tempo
op de tijdstippen dat het jou uitkomt
voor vrijwilligers voor een absoluut zeer aantrekkelijk tarief

*

daar geef je je ook op voor vijf gratis proeflessen uit de online training:
‘Krachtig Besturen. In 7 stappen naar samen en praktisch besturen’