‘In een kwartier de werkdag effectief maken‘

Wat je het eerste kwartier van de werkdag doet is bepalend voor je effectiviteit van de rest van de dag.

Traag starten met de dagplanning.

Want te vaak verloopt het zoals hieronder….met alle gevolgen van dien.

Een lekkere hectische start

Je haakt aan op het rumoer van je binnenkomende collega’s. Je doet mee met het verspreiden van de nieuwtjes in de wandelgangen. Dan laad je je hoofd vol met e-mails, werpt een blik op je volle agenda, en bent alvast bezig met de aanstaande vergaderingen en nog af te handelen telefoontjes.

Je begint dus maar snel alle mails weg te werken, in een hoog tempo. Daarbij word je onderbroken door telefoontjes en binnenwaaiende collega’s. Snel naar de eerste vergadering.

Weer mails en wat gesprekken.
Nog een paar vergaderingen…
Op het einde van de dag constateer je dat je lekker hectisch hebt gewerkt, het vloog voorbij.

Maarrrrr.

‘Wat heb je nou allemaal gedaan en waar ben je toch zo druk mee geweest de gehele dag?
Vaak al helemaal vergeten….
Er begint iets te knagen… want wat je eigenlijk had willen doen, is blijven liggen.
Het kan ook anders… waarbij je als leider vele malen effectiever bent.

Werk met een dagplanning.
Vier overwegingen daarbij:

1. Op weg naar het werk: rust

Op weg naar je werk, dus nog voordat de werkdag letterlijk start, creëer je bij jezelf een mindset die rust uitstraalt. Geen haast, geen stress, gewoon evenwicht vanuit rust. Ben je toch wat druk, breng jezelf tot rust. Reis traag, wandel langzaam, voel je lichaam en ontspan.

Aldus vind je de kracht waar je voor bent: overzicht, zekerheid en veiligheid.

Met deze uitstraling kom je binnen. Hierdoor geef je je collega’s en de medewerkers het vertrouwen dat je organisatie, je team en je collega’s gaan slagen in de plannen. Dat het, ondanks mogelijke tegenslagen, goed komt.
Door je rustige en krachtige uitstraling worden je collega’s ook rustiger.

2. Binnenkomen: de thermometer

Bij de eerste ontmoetingen groet je vriendelijk, her en der maak je misschien korte praatjes, over koetjes en kalfjes; geen discussies, geen moeilijke onderwerpen en geen ellenlange verhalen. Op charmante en aandachtige wijze stuur je aan op korte gesprekken.

Potentiële langpraters en probleembrengers kanaliseer je naar andere momenten zonder ze het idee te geven dat ze er niet toe doen.
Kortom: je voelt, ziet en hoort de stemming van je organisatie, je team en je collega’s.
Belangrijk om later eventueel op te handelen.
In de verte zie je je kantoorruimte….

3. Je werkplek: starten met niets doen

Je komt rustig aan op je werkplek. Je maakt het jezelf comfortabel. Je gaat lekker zitten en begint met niets doen. Je concentreert je op wat je wilt bereiken op de lange termijn.
Wat ga je vandaag doen dat daaraan bijdraagt? Dat is de belangrijkste vraag van de dag.
Die vraag laat je even door je hoofd spoelen. Je kijkt kort terug op je binnenkomst. ‘Iets belangrijks dat moet worden meegenomen?
Op basis daarvan kom je tot je prioriteiten.
Eventueel doe je een korte controle op je e-mail om te onderzoeken of er bijstelling nodig is.

4. Bijna aan de slag: zelfreflectie

Het nietsdoen laat je overlopen in zelfreflectie. Je weet wat je wilt bereiken, je kent je prioriteiten.

Nu ga je naar je eigen houding en gedrag kijken. Ben je de vorige dag effectief geweest in hoe je gedroeg en handelde, of is er bijstelling nodig? Wil je eens proberen het anders te doen…? ‘Hoe ging dat lastige gesprek de vorige keer?

Vandaag wordt het voortgezet. ‘Waar liep ik uit de bocht?’.
‘Ja’, besluit je, ‘dat ga ik anders doen’.
Ik ga me niet meer ergeren aan die ene persoon, ik ga minder snel reageren.’
Dat is het voornemen van vandaag.

Start van de dag

De dagplanning maken is vooral even niets doen.
Om daarna je tijd te geven aan zaken die echt belangrijk zijn.
Vanuit een net iets andere houding en met ander gedrag dan de dag ervoor. Om de leerdoelen uit je reflectie direct te gaan oefenen.